👥 Un fichier client centralisé et optimisé

Le fichier client de Rintintin Pro centralise toutes les informations utiles sur vos clients, leurs animaux et l’historique de votre relation professionnelle.

Depuis une seule fiche, vous pouvez retrouver les coordonnées du propriétaire, ses réservations, ses forfaits, ses paiements, ses documents et les informations propres à chacun de ses animaux.

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🎯 Pourquoi utiliser le fichier client ?

Un fichier client bien renseigné permet de :

• retrouver rapidement les coordonnées d’un client ;

• consulter son historique de réservations et de facturation ;

• suivre ses forfaits, abonnements et crédits disponibles ;

• centraliser les informations importantes sur chaque animal ;

• préparer plus facilement les prochaines séances ;

• conserver un suivi professionnel dans le temps.

Chaque client possède une fiche principale à laquelle peuvent être associés un ou plusieurs animaux.

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1\. Ajouter un client à votre fichier

Un client peut être ajouté de deux manières.

Création automatique depuis Rintintin Booking

Lorsqu’un nouveau client crée son compte et réserve l’un de vos services depuis votre page publique, il est automatiquement ajouté à votre fichier client.

Les informations renseignées pendant la réservation sont alors récupérées dans sa fiche.

Création manuelle depuis Rintintin Pro

Vous pouvez également créer vous-même un client depuis votre espace professionnel.

Cette possibilité est utile lorsqu’un rendez-vous est pris :

• par téléphone ;

• par email ;

• pendant une séance ;

• par l’intermédiaire d’un autre outil ;

• directement avec le client.

Vous pouvez ensuite créer une réservation, vendre un forfait ou ajouter un animal sans demander au client de recommencer lui-même toute la démarche.

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2\. Comprendre la fiche principale du client

La fiche principale regroupe toutes les informations qui concernent le propriétaire et sa relation commerciale avec votre entreprise.

En haut de la page, vous retrouvez notamment :

• le nom du client ;

• son statut, par exemple Validé ;

• les animaux associés à son compte ;

• son numéro de téléphone ;

• son adresse email.

Les raccourcis permettent d’appeler le client ou de préparer un email en un clic.

Selon l’affichage disponible, vous pouvez également ouvrir la messagerie Rintintin pour échanger directement avec lui.

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👤 Informations du propriétaire

Le bloc Informations propriétaire contient les coordonnées personnelles du client.

Vous pouvez notamment y retrouver ou modifier :

• son nom et son prénom ;

• son adresse email ;

• son numéro de téléphone ;

• son adresse postale ;

• les autres coordonnées nécessaires à votre activité.

L’adresse est particulièrement importante pour les prestations à domicile et le calcul des éventuels frais de déplacement.

Pensez à la vérifier lorsqu’un client déménage ou lorsqu’une réservation doit avoir lieu à une adresse différente.

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🏷️ Informations personnalisées

Les informations personnalisées permettent d’ajouter des champs adaptés à votre propre organisation.

Vous pouvez vous en servir pour conserver des informations qui ne figurent pas dans les champs standards de Rintintin.

Par exemple :

• la provenance du client ;

• son objectif principal ;

• son niveau d’accompagnement ;

• une préférence d’organisation ;

• une information administrative particulière ;

• une catégorie interne.

Ces champs permettent d’adapter le fichier client à votre activité sans détourner les notes privées de leur fonction initiale.

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3\. Suivre les forfaits, abonnements et crédits

🎫 Forfaits et abonnements

Le bloc Forfaits & Abonnements affiche les offres actuellement attribuées au client.

Vous pouvez y consulter :

• les forfaits actifs ;

• les services inclus ;

• les séances déjà utilisées ;

• les séances restantes ;

• la durée de validité ;

• l’état du paiement.

Cette vue permet de savoir rapidement si une prochaine réservation peut être décomptée d’un forfait.

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🔄 Abonnement club

Lorsqu’un client possède un abonnement récurrent, un bloc spécifique permet d’en suivre l’état.

Vous pouvez notamment voir :

• si l’abonnement est actif ;

• son mode de prélèvement ;

• les informations principales liées à la formule.

Dans l’exemple présenté, l’abonnement est associé à un prélèvement SEPA mensuel.

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💳 Solde de crédits

Le bloc Solde crédits indique le nombre de crédits que le client possède encore.

Depuis cette section, vous pouvez consulter les mouvements liés à son solde, par exemple :

• les packs achetés ;

• les crédits utilisés ;

• les crédits offerts ;

• les éventuelles corrections manuelles.

Lorsqu’un service possède un prix en crédits et que le solde est suffisant, les crédits peuvent être utilisés comme mode de paiement lors de la réservation.

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4\. Retrouver les devis, factures et réservations

📄 Devis

La fiche client affiche le nombre de devis associés à ce client.

Vous pouvez ouvrir cette section pour consulter leur historique et retrouver leur statut, par exemple :

• brouillon ;

• envoyé ;

• accepté ;

• refusé ;

• transformé en facture.

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🧾 Facturation

Le bloc Facturation regroupe les documents de facturation liés au client.

Vous pouvez y retrouver les factures provenant notamment :

• de ses réservations ;

• de ses forfaits ;

• de ses achats de crédits ;

• de ses échéances de paiement ;

• de factures créées manuellement.

Cette vue permet de vérifier rapidement les paiements déjà enregistrés et les montants restant éventuellement à encaisser.

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📅 Historique des réservations

L’historique rassemble les rendez-vous passés, présents et futurs du client.

Pour chaque réservation, vous pouvez retrouver selon le cas :

• le service concerné ;

• l’animal associé ;

• la date et l’horaire ;

• le statut de la réservation ;

• le mode de paiement ;

• les notes ou comptes rendus associés.

Cet historique est particulièrement utile avant une nouvelle séance pour retrouver le parcours complet du client.

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🏠 Hébergement

Si vous utilisez les fonctionnalités de pension ou d’hébergement, la fiche client permet également d’accéder à la liste de ses séjours.

Vous pouvez ainsi retrouver les accueils passés et à venir sans quitter son dossier.

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📊 Statistiques du client

La fiche peut afficher des statistiques propres au client, comme :

• le montant généré ;

• son nombre de réservations ;

• son niveau d’activité auprès de votre entreprise.

Ces informations permettent d’obtenir une vue rapide de la relation commerciale, mais ne remplacent pas l’historique détaillé des factures et paiements.

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5\. Ajouter et gérer les animaux du client

Un même client peut posséder plusieurs animaux.

Les animaux associés sont affichés en haut de la fiche sous la forme d’onglets. Vous pouvez passer rapidement de la fiche du propriétaire à celle de chacun de ses animaux.

Pour créer un nouveau profil, cliquez sur Ajouter un animal.

Chaque réservation doit être associée à l’animal concerné afin de conserver un historique fiable et individualisé.

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6\. Comprendre la fiche de l’animal

La fiche animal centralise toutes les informations nécessaires au suivi du chien ou de l’animal accompagné.

Elle est organisée en plusieurs blocs complémentaires.

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📋 Fiche de suivi

La Fiche de suivi offre une vue structurée de l’accompagnement de l’animal.

Elle permet notamment de retrouver les séances réalisées et de compléter des informations de suivi, telles que :

• ce qui a été travaillé ;

• les éléments importants observés ;

• les points à reprendre lors de la prochaine séance.

Cette fiche est particulièrement utile pour les accompagnements comprenant plusieurs rendez-vous.

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📝 Bloc-notes privé

Le notes privées permet d’enregistrer des notes personnelles sur l’animal.

Ces notes sont privées et ne sont pas consultables par le client.

Vous pouvez les utiliser pour conserver :

• des observations de terrain ;

• des hypothèses de travail ;

• des informations à vérifier ;

• des précautions particulières ;

• des rappels pour votre prochaine intervention.

Pour partager une synthèse ou un compte rendu avec le client, utilisez plutôt une note liée à une réservation.

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🐾 Informations générales

Le bloc Informations regroupe les données d’identification de l’animal.

Selon les informations disponibles, vous pouvez notamment renseigner :

• son nom ;

• son espèce ;

• sa race ;

• son sexe ;

• sa date de naissance ou son âge ;

• son numéro d’identification ;

• sa photo.

Une photo facilite l’identification, notamment pour les activités collectives, les pensions ou les équipes comportant plusieurs intervenants.

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💊 Santé et comportement

Cette partie rassemble les informations importantes pour la prise en charge de l’animal.

Vous pouvez notamment y retrouver :

• son statut de stérilisation ;

• ses vaccins ;

• certains documents de santé ;

• son vétérinaire ;

• des informations relatives à sa sociabilité ou à son comportement.

Ces informations permettent d’adapter la prestation et de prendre les précautions nécessaires.

Elles ne remplacent pas l’avis ou le dossier d’un vétérinaire.

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🚨 Particularités et besoins

Le bloc Particularités & Besoins permet de centraliser les éléments importants du quotidien de l’animal.

Cela peut concerner :

• son alimentation ;

• ses peurs ;

• ses sensibilités ;

• ses habitudes ;

• ses besoins spécifiques ;

• ses difficultés comportementales ;

• les précautions à prendre lors des manipulations.

Ces informations sont utiles avant une séance, une promenade, un transport ou un séjour en pension.

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📞 Contact secondaire

Vous pouvez ajouter un contact secondaire lié à l’animal.

Il peut s’agir, par exemple :

• du conjoint du propriétaire ;

• d’un membre de la famille ;

• d’une personne autorisée à récupérer l’animal ;

• d’un contact d’urgence.

Vérifiez que les coordonnées sont à jour, surtout si vous prenez l’animal en charge sans la présence du propriétaire.

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🏠 Admission et pension

Pour les professionnels de l’hébergement, le bloc Admission & pension permet de renseigner les informations nécessaires à l’accueil de l’animal.

Selon les fonctionnalités activées, cela peut notamment inclure :

• les renseignements demandés pour l’admission ;

• les habitudes alimentaires ;

• les consignes de comportement ;

• certaines informations administratives ;

• les coordonnées utiles ;

• les informations relatives à l’assurance ou à la prise en charge.

Cette rubrique permet de conserver les informations permanentes de l’animal sans avoir à les ressaisir à chaque séjour.

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7\. Communiquer avec le client

Depuis la fiche, vous disposez de plusieurs moyens de contact :

• appeler le client ;

• lui envoyer un email ;

• utiliser la messagerie intégrée de Rintintin.

La messagerie est adaptée aux échanges rapides entre deux rendez-vous, tandis que les notes de séance sont plus appropriées pour transmettre un compte rendu structuré et durable.

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8\. Supprimer un client de votre fichier

Lorsque l’option est disponible, vous pouvez retirer un client de votre fichier.

Avant de le faire, vérifiez les conséquences éventuelles sur :

• ses réservations futures ;

• ses forfaits actifs ;

• ses crédits ;

• ses factures ;

• son historique ;

• les animaux associés.

Dans la plupart des situations, il est préférable de conserver l’historique nécessaire à votre gestion et à vos obligations plutôt que de supprimer précipitamment la fiche.

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❓ Questions fréquentes

Dois-je créer manuellement tous mes clients ?

Non. Les clients qui réservent depuis votre page Rintintin Booking sont automatiquement ajoutés à votre fichier.

Vous pouvez néanmoins créer manuellement un client lorsqu’il vous contacte directement.

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Un client peut-il avoir plusieurs animaux ?

Oui. Vous pouvez ajouter plusieurs animaux sur la même fiche propriétaire et conserver un suivi distinct pour chacun.

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Les notes du notes privées sont-elles visibles par le client ?

Non. Le notes privées est privé.

Pour partager une information, utilisez un Document (module Documents), un email ou la messagerie Rintintin.

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Puis-je modifier les informations du client ou de l’animal ?

Oui. Les informations peuvent être mises à jour à tout moment depuis la rubrique correspondante.

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Où consulter les séances restantes d’un forfait ?

Ouvrez le bloc Forfaits & Abonnements de la fiche client. Vous pourrez consulter le contenu et le solde du forfait.

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Où retrouver les informations de suivi du chien ?

Sélectionnez l’animal en haut de la fiche, puis ouvrez sa Fiche de suivi ou les différents blocs consacrés à ses informations, sa santé, son comportement et ses besoins.

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💡 Bonnes pratiques

Complétez les informations essentielles dès le premier rendez-vous, mais évitez d’accumuler des données sans utilité réelle pour votre prestation.

Avant chaque séance, consultez rapidement :

• l’historique des réservations ;

• la fiche de suivi ;

• le notes privées privé ;

• les particularités et besoins de l’animal ;

• les forfaits ou crédits disponibles.

Après la séance, mettez à jour les informations qui pourront vous être utiles la prochaine fois. Un fichier client régulièrement entretenu devient un véritable outil de suivi, et non un simple carnet d’adresses.