👥 Programmer et gérer des événements récurrents

Les événements récurrents sont conçus pour organiser des séances programmées à l’avance auxquelles plusieurs clients peuvent s’inscrire.

Ce fonctionnement est particulièrement adapté aux cours collectifs, balades éducatives, groupes chiots, activités sportives ou ateliers proposés régulièrement.

🔑 La différence avec un rendez-vous client

Pour un Rendez-vous client, vous ouvrez des disponibilités et le client choisit librement un horaire parmi les créneaux proposés.

Pour un Événement récurrent, c’est vous qui définissez les dates et les horaires des séances. Chaque date programmée devient une occurrence à laquelle plusieurs participants peuvent s’inscrire.

Exemple

Vous organisez une balade collective chaque samedi à 10 h avec six places disponibles.

Vous programmez les différents samedis à l’avance. Les clients ne choisissent pas un horaire libre dans votre agenda : ils s’inscrivent à l’une des dates que vous avez créées.

Pour une séance collective avec plusieurs participants sur le même créneau, utilisez un événement récurrent plutôt qu’un rendez-vous client.

🛠️ Créer un événement récurrent

Depuis Offre → Services, créez un nouveau service et sélectionnez le type Événement récurrent.

Renseignez ensuite les informations principales de l’activité :

• le nom du service ;

• sa description ;

• sa durée ;

• son prix ;

• le lieu ;

• le nombre maximum de participants ;

• les moyens de paiement disponibles ;

• les éventuelles conditions d’inscription.

Ces informations constituent les paramètres généraux de votre événement. Elles seront reprises lorsque vous programmerez les différentes occurrences.

📅 Programmer les séances

Une fois le service créé, utilisez le bouton Programmer pour ajouter les dates auxquelles l’activité aura lieu.

Vous pouvez également retrouver cette action depuis votre planning.

Étape 1 — Choisir les dates

Sélectionnez les jours pendant lesquels vous souhaitez organiser la séance.

Vous pouvez programmer :

• une seule date ;

• plusieurs dates successives ;

• différentes dates personnalisées ;

• une série de séances régulières.

Étape 2 — Définir l’horaire

Indiquez l’heure de début de la séance.

La durée configurée dans le service permet à Rintintin de déterminer automatiquement l’heure de fin et de bloquer la période correspondante dans votre planning.

Étape 3 — Vérifier la capacité

Définissez ou vérifiez le nombre maximum de participants autorisés.

Cette capacité indique le nombre de clients pouvant s’inscrire sur la même occurrence.

Étape 4 — Confirmer la programmation

Après validation, chaque date devient une occurrence indépendante.

Les sessions programmées apparaissent dans votre planning et peuvent être proposées sur votre page Rintintin Booking.

🔄 Programmer plusieurs occurrences

Pour une activité régulière, vous n’avez pas besoin de recréer entièrement le service à chaque date.

Vous pouvez programmer plusieurs occurrences à partir du même événement.

Exemple

Pour un cours collectif proposé tous les mardis à 18 h jusqu’à la fin du trimestre, vous programmez les différentes dates depuis le même service.

Toutes les occurrences conservent les paramètres généraux du cours :

• nom ;

• durée ;

• prix ;

• capacité ;

• lieu.

Vous pourrez ensuite intervenir individuellement sur une date particulière.

✏️ Modifier une occurrence individuelle

Chaque occurrence peut être gérée séparément.

Cela permet, par exemple, de modifier exceptionnellement :

• la date ;

• l’heure ;

• le lieu ;

• la capacité ;

• certaines informations pratiques.

La modification d’une occurrence individuelle n’oblige pas à modifier toutes les autres séances du service.

Exemple

Vos balades collectives ont normalement lieu tous les samedis à 10 h, mais une séance doit exceptionnellement commencer à 14 h.

Vous pouvez modifier uniquement cette occurrence sans toucher aux autres samedis.

👥 Gérer les inscriptions

Les participants peuvent être ajoutés de deux manières.

Inscription depuis Rintintin Booking

Le client consulte les prochaines occurrences disponibles sur votre page publique, choisit une date et finalise son inscription.

Selon la configuration du service, il peut :

• payer en ligne avec Stripe ;

• choisir un paiement hors ligne ;

• utiliser un forfait compatible ;

• utiliser des crédits si un prix en crédits a été défini.

Inscription depuis Rintintin Pro

Vous pouvez également inscrire vous-même un client depuis votre espace professionnel.

Cette possibilité est utile lorsqu’une inscription est prise :

• par téléphone ;

• pendant une séance ;

• par message ;

• directement sur le terrain.

Vous sélectionnez alors le client, son animal et l’occurrence concernée.

📋 Consulter les participants

Depuis le détail d’une occurrence, vous pouvez retrouver les clients inscrits et les animaux concernés.

Selon les actions disponibles, vous pouvez notamment :

• consulter une réservation ;

• ajouter un participant ;

• retirer un participant ;

• contacter un client ;

• vérifier le nombre de places restantes.

Cette vue vous permet de préparer votre séance et de connaître précisément la composition du groupe.

📧 Communiquer avec le groupe

Lorsque vous devez transmettre une information importante, vous pouvez utiliser l’envoi d’un message ou d’un email aux participants de la session.

Cette fonctionnalité est utile en cas de :

• changement de lieu ;

• modification d’horaire ;

• consignes particulières ;

• matériel à prévoir ;

• annulation liée à la météo.

Pensez à vérifier que les coordonnées des participants sont correctement renseignées dans leur fiche client.

🚫 Annuler ou supprimer une occurrence

Une occurrence peut être annulée ou supprimée individuellement sans supprimer l’ensemble du service.

Avant de le faire, vérifiez si des clients sont déjà inscrits.

L’annulation de la session ne signifie pas nécessairement que toutes les réservations et tous les paiements seront régularisés automatiquement. Selon la situation, vous devrez éventuellement :

• informer les participants ;

• annuler ou reprogrammer leurs réservations ;

• rembourser un paiement en ligne ;

• recréditer une séance de forfait ou des crédits.

Le service principal reste disponible pour les autres dates programmées.

🔒 Que se passe-t-il lorsque la capacité est atteinte ?

Lorsque le nombre maximum de participants est atteint, aucune place supplémentaire ne peut normalement être réservée en ligne sur cette occurrence.

La session peut alors apparaître comme complète ou ne plus proposer d’inscription.

Si une réservation est annulée ou qu’un participant est retiré, la place redevient disponible.

Définissez une capacité réaliste en fonction du type d’activité, du lieu, du profil des chiens et du nombre d’encadrants présents.

💡 Bonnes pratiques

Programmez vos occurrences suffisamment tôt pour permettre aux clients de s’organiser et de s’inscrire à l’avance.

Utilisez une description claire pour préciser le niveau requis, le matériel nécessaire et les éventuelles conditions d’accès. Pour une séance collective canine, il peut par exemple être utile d’indiquer si une validation préalable ou un bilan est nécessaire.

Vérifiez régulièrement le nombre d’inscrits et la composition du groupe. Une séance complète sur le plan numérique ne signifie pas toujours que les profils des chiens sont compatibles entre eux.

Enfin, utilisez les emails aux participants dès qu’une information importante change afin d’éviter les erreurs de lieu ou d’horaire.

❓ Questions fréquentes

Puis-je modifier une seule séance sans toucher aux autres ?

Oui. Chaque occurrence peut être modifiée individuellement.

Dois-je créer un nouveau service pour chaque date ?

Non. Vous créez un seul événement récurrent, puis vous programmez toutes les occurrences nécessaires.

Puis-je inscrire moi-même un client ?

Oui. Les inscriptions peuvent être réalisées depuis Rintintin Booking par le client ou directement depuis votre espace professionnel.

Que se passe-t-il lorsque la session est complète ?

Elle n’est plus réservable en ligne tant qu’aucune place ne se libère ou que vous n’augmentez pas sa capacité.

Puis-je utiliser des forfaits ou des crédits pour une séance collective ?

Oui, à condition que le service soit inclus dans un forfait compatible ou qu’un prix en crédits ait été configuré.

Quelle différence avec un événement unique ?

Un événement récurrent regroupe plusieurs occurrences programmées dans le temps. Un événement unique ne possède qu’une seule date.