📅 Gérer votre agenda Rintintin

L’agenda Rintintin est le centre de pilotage de votre activité. Il vous permet de visualiser vos rendez-vous, vos événements collectifs, vos indisponibilités et les événements issus de vos agendas Google.

Depuis le planning, vous pouvez notamment confirmer une demande, inscrire un client, créer une réservation manuellement, reprogrammer une séance ou consulter son détail complet.

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🎯 À quoi sert l’agenda ?

Votre agenda vous permet de :

• visualiser votre activité sur une période donnée ;

• distinguer rapidement les différents services grâce aux couleurs ;

• consulter les réservations en attente, validées ou annulées ;

• gérer les séances individuelles et les événements collectifs ;

• repérer vos disponibilités et vos indisponibilités ;

• accéder rapidement aux informations du client et de son animal.

Il reste connecté aux autres modules de Rintintin : fichier client, facturation, forfaits, crédits, notes de suivi et documents.

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1\. Choisir l’affichage du planning

Selon votre organisation, vous pouvez consulter votre agenda avec différentes vues.

Vue jour

Elle permet de visualiser précisément le déroulement d’une journée, rendez-vous par rendez-vous.

Elle est particulièrement utile pour vérifier :

• les horaires exacts ;

• les temps de battement ;

• les déplacements ;

• les éventuels chevauchements.

Vue semaine

Elle offre une vision globale des prochains jours et permet de repérer rapidement les périodes chargées ou encore disponibles.

C’est généralement la vue la plus pratique pour organiser son activité quotidienne.

Vue mois

Elle permet de prendre du recul sur l’ensemble de votre planning : événements collectifs, congés, formations ou périodes de forte activité.

Sur mobile, l’affichage peut être adapté à la taille de l’écran afin de conserver une navigation fluide.

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2\. Comprendre les éléments affichés dans l’agenda

Votre planning peut contenir plusieurs types d’éléments :

• les rendez-vous individuels ;

• les événements récurrents ou uniques ;

• les disponibilités ouvertes à la réservation ;

• les indisponibilités créées dans Rintintin ;

• les événements provenant de Google Calendar ;

• les temps de battement associés aux services.

Chaque bloc reprend les principales informations utiles : nom du service, horaire, client ou nombre de participants, statut et couleur associée.

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🎨 Utiliser une couleur par service

Lors de la configuration d’un service, vous pouvez lui attribuer une couleur.

Cette couleur est reprise dans l’agenda afin d’identifier rapidement le type de prestation.

Vous pouvez, par exemple, utiliser :

• une couleur pour les bilans ;

• une autre pour les séances individuelles ;

• une autre pour les événements collectifs ;

• une autre pour les prestations à domicile.

Cette organisation facilite la lecture du planning, surtout lorsque vous proposez de nombreux services.

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3\. Ouvrir le détail d’une réservation

Cliquez sur une réservation pour accéder à sa fiche complète.

Vous pouvez notamment y retrouver :

• le client ;

• l’animal concerné ;

• le service réservé ;

• la date et l’horaire ;

• le lieu ;

• le statut de la réservation ;

• le mode de paiement ;

• l’utilisation éventuelle d’un forfait ou de crédits ;

• les notes, documents ou informations de suivi associés.

Selon le statut de la réservation, différentes actions vous seront proposées.

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4\. Valider une demande de réservation

Lorsqu’un client effectue une demande depuis Rintintin Booking, celle-ci peut apparaître avec le statut En attente.

Cela signifie que le créneau a été demandé, mais que la réservation n’est pas encore définitivement confirmée.

Comment la valider ?

1. Cliquez sur la réservation en attente.

1. Vérifiez le service, le client, l’animal, le lieu et l’horaire.

1. Cliquez sur Valider.

La réservation passe alors au statut Validée.

Selon les emails automatiques activés dans vos paramètres, le client reçoit une confirmation reprenant les informations de son rendez-vous.

Le statut de la réservation et le statut du paiement sont indépendants. Une séance peut être validée alors que le client doit encore la régler sur place.

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5\. Comprendre les principaux statuts

En attente

Le client a envoyé une demande depuis votre page Booking et attend votre confirmation.

En attente du client

La réservation a été initiée par le professionnel. Le client doit encore la confirmer.

Vous pouvez également choisir de forcer la validation lorsque vous avez déjà obtenu son accord par téléphone, par message ou directement pendant une séance.

Validée

La réservation est confirmée. Elle occupe définitivement la période concernée dans le planning.

Après la séance

Une fois la date passée, la réservation reste consultable dans l’historique (validée, annulée, etc.). Il n’existe pas de statut produit nommé « Terminée » : on distingue surtout En attente, En attente du client, Validée et Annulée.

Annulée

La réservation a été annulée par le client ou par le professionnel.

Elle ne bloque plus le planning actif, mais elle reste conservée dans l’historique afin de garder une traçabilité.

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6\. Refuser ou annuler une réservation

Refuser une demande

Vous pouvez refuser une réservation qui se trouve encore en attente, par exemple si :

• le profil du chien ne correspond pas au service ;

• le lieu n’est finalement pas adapté ;

• le créneau ne peut pas être maintenu ;

• vous souhaitez échanger avec le client avant de confirmer.

Selon vos réglages de communication, le client est informé par email.

Lorsque cela est pertinent, pensez à lui proposer un autre service ou un nouveau créneau afin d’éviter de laisser la demande sans solution.

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Annuler une réservation validée

Une réservation déjà validée peut également être annulée.

Avant de confirmer l’annulation, vérifiez les conséquences éventuelles sur :

• le paiement ;

• la facture ;

• le forfait ;

• le solde de crédits ;

• les communications envoyées au client.

Une annulation ne signifie pas nécessairement qu’un paiement Stripe sera automatiquement remboursé ou qu’une séance sera automatiquement recréditée. La régularisation dépend du mode de paiement utilisé et des actions disponibles dans la réservation.

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Annulation par le client

Le client peut annuler depuis son espace personnel, tant que le délai d’annulation que vous avez configuré le permet.

Une fois annulée :

• la réservation ne bloque plus le créneau ;

• elle est enregistrée comme annulée ;

• elle reste accessible dans l’historique.

Configurez un délai d’annulation cohérent dans vos services afin de limiter les annulations de dernière minute.

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7\. Reprogrammer une séance

Si la date initiale ne convient plus, utilisez la fonction de reprogrammation plutôt que d’annuler puis recréer entièrement le rendez-vous.

La reprogrammation permet de conserver le lien avec :

• le client ;

• l’animal ;

• le service ;

• le paiement ;

• les notes et documents associés.

Selon l’origine de la proposition, la nouvelle date peut nécessiter une validation du client ou du professionnel.

Tant que la modification n’est pas confirmée, vérifiez attentivement l’ancien horaire et le nouvel horaire proposés dans le détail de la réservation.

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8\. Créer une réservation manuellement

Vous pouvez créer vous-même une réservation lorsqu’un client vous contacte directement par téléphone, email, messagerie ou pendant une séance.

Pour un rendez-vous client

Depuis le planning :

1. cliquez sur un créneau disponible ou sur Programmer ;

1. sélectionnez le service ;

1. choisissez le client ou créez-en un nouveau ;

1. sélectionnez l’animal concerné ;

1. définissez la date, l’horaire, le lieu et le mode de paiement ;

1. confirmez la création.

La réservation est généralement créée avec le statut En attente du client.

Vous pouvez alors :

• laisser le client la confirmer depuis son espace ;

• ou forcer manuellement sa validation si vous avez déjà obtenu son accord.

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Pour un événement collectif

Ouvrez l’occurrence concernée puis cliquez sur Ajouter un participant ou Inscrire un client.

Sélectionnez ensuite :

• le client ;

• l’animal ;

• le mode de paiement ;

• le statut de validation souhaité.

L’inscription vient occuper une place dans la capacité maximale de la session.

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9\. Modifier le mode de paiement d’une réservation

Depuis le détail d’une réservation, vous pouvez ajuster le mode de paiement lorsque la situation évolue.

Par exemple, vous pouvez transformer :

• une séance prévue à l’unité en séance décomptée d’un forfait ;

• un paiement classique en paiement par crédits ;

• une séance rattachée par erreur à un forfait en paiement hors ligne.

Rintintin met alors à jour les éléments associés, comme le solde du forfait, les crédits ou la facturation.

Avant de confirmer la modification, vérifiez que le client dispose bien du forfait ou du nombre de crédits nécessaire.

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10\. Utiliser les rappels automatiques

Rintintin peut envoyer des rappels avant les rendez-vous selon les réglages activés dans votre compte.

Rappels par email

Vous pouvez choisir les emails automatiques envoyés lors d’une confirmation, d’une modification, d’une annulation ou avant une séance.

Rappels par SMS

Lorsque les rappels SMS sont activés, le client reçoit un message avant son rendez-vous selon le délai configuré par Rintintin.

Pour que l’envoi fonctionne, son numéro de téléphone doit être correctement renseigné.

Consultez vos paramètres de rappels pour vérifier les communications réellement activées sur votre compte.

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11\. Synchroniser l’agenda avec Google Calendar

Depuis Paramètres → Comptes liés, vous pouvez connecter votre compte Google.

Une fois la connexion configurée :

• les réservations Rintintin apparaissent dans Google Calendar ;

• les événements Google sélectionnés apparaissent dans Rintintin ;

• les événements Google peuvent bloquer vos disponibilités si le mode bloquant est activé ;

• vous pouvez sélectionner plusieurs agendas à surveiller.

Exemple

Vous synchronisez votre agenda professionnel et votre agenda personnel.

Un rendez-vous personnel ajouté dans Google Calendar peut alors empêcher un client de réserver sur la même période dans Rintintin.

Pour plus de détails, consultez l’article consacré à la gestion des indisponibilités et à la synchronisation Google Calendar.

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12\. Gérer les indisponibilités

Vous pouvez bloquer une période directement depuis Rintintin lorsque vous ne souhaitez pas recevoir de réservation.

Cette fonction est utile pour :

• les congés ;

• les formations ;

• les pauses ;

• les rendez-vous personnels ;

• les fermetures exceptionnelles.

Si Google Calendar est synchronisé en mode bloquant, le plus simple est généralement de créer l’événement directement dans Google.

Une indisponibilité empêche les nouvelles réservations, mais elle n’annule pas automatiquement les rendez-vous déjà existants.

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❓ Questions fréquentes

Une réservation créée par le professionnel est-elle automatiquement validée ?

Non. Elle peut être créée en En attente du client.

Le client peut la confirmer, ou le professionnel peut forcer sa validation manuellement.

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Puis-je créer un nouveau client pendant la création d’une réservation ?

Oui. Si le client n’existe pas encore dans votre fichier, vous pouvez le créer directement pendant le parcours de réservation manuelle.

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Une réservation validée est-elle forcément payée ?

Non. La validation confirme le rendez-vous. Le paiement peut intervenir en ligne, sur place, par forfait ou avec des crédits.

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Puis-je modifier la date d’une réservation ?

Oui. Utilisez la fonction de reprogrammation afin de conserver l’historique et les informations liées au rendez-vous.

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Un événement Google bloque-t-il automatiquement mes créneaux ?

Seulement si :

• le compte Google est connecté ;

• l’agenda concerné est sélectionné dans Agendas à surveiller ;

• le mode bloquant est activé.

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Puis-je avoir des couleurs différentes pour mes services ?

Oui. La couleur définie dans le service est reprise dans le planning.

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Que se passe-t-il lorsqu’un client annule ?

La réservation passe au statut annulé, ne bloque plus le planning actif et reste disponible dans l’historique.

Les éventuels paiements, forfaits ou crédits doivent être vérifiés séparément.

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💡 Bonnes pratiques

Consultez chaque jour les réservations en attente afin de répondre rapidement aux clients.

Utilisez les couleurs pour distinguer vos principaux types de prestations et privilégiez la reprogrammation lorsque seule la date doit changer.

Vérifiez toujours les conséquences financières avant d’annuler une réservation payée ou rattachée à un forfait. Enfin, testez régulièrement votre page Booking afin de contrôler que le planning affiché aux clients correspond bien à votre agenda réel.