📝 Gérer les notes, les documents et le suivi de vos clients

Rintintin Pro propose plusieurs outils complémentaires pour garder une trace de vos séances, suivre l’évolution d’un animal et transmettre des informations utiles à vos clients.

Il n’existe pas une seule méthode de suivi à adopter. Selon votre activité, vous pouvez utiliser séparément ou conjointement :

• le bloc-notes privé ;

• la fiche de suivi de l’animal ;

• les documents et modèles réutilisables ;

• la messagerie instantanée.

L’objectif est de distinguer clairement ce qui relève de votre organisation interne, du suivi professionnel dans le temps et des informations destinées au client.

🎯 Pourquoi centraliser le suivi dans Rintintin ?

Ces outils vous permettent notamment de :

• conserver l’historique de chaque accompagnement ;

• retrouver rapidement ce qui a été travaillé lors des séances précédentes ;

• préparer plus facilement le prochain rendez-vous ;

• rédiger et envoyer des synthèses professionnelles ;

• éviter de disperser vos documents entre plusieurs logiciels ;

• communiquer avec le client entre deux séances.

Toutes les informations restent rattachées au bon client, au bon animal ou à la réservation concernée.

🔒 1. Le bloc-notes privé

Le bloc-notes est destiné à votre organisation personnelle.

Les informations qui y sont enregistrées sont visibles uniquement depuis votre espace professionnel. Elles ne sont pas accessibles au client.

Vous pouvez l’utiliser pour conserver :

• des observations prises rapidement sur le terrain ;

• des hypothèses de travail ;

• des points à vérifier lors d’une prochaine séance ;

• des précautions particulières ;

• des informations internes que vous ne souhaitez pas transmettre telles quelles au client.

Exemples

Vous pouvez noter :

Semble davantage réagir lorsqu’il est surpris par l’arrière.

ou :

Revoir l’environnement des balades avant la prochaine séance.

Le bloc-notes est adapté aux informations brutes ou provisoires. Pour transmettre une synthèse structurée au client, utilisez plutôt les Documents.

Les informations enregistrées dans le bloc-notes restent privées. Elles ne sont jamais partagées automatiquement.

📊 2. La fiche de suivi de l’animal

La fiche de suivi permet de conserver une vision chronologique de l’accompagnement.

Elle rassemble l’historique des réservations de l’animal et facilite la préparation des prochaines séances.

Pour chaque rendez-vous, vous pouvez notamment compléter deux informations principales :

• Ce qui a été travaillé ;

• Commentaire pour la prochaine séance.

Ce qui a été travaillé

Ce champ permet de résumer le contenu de la séance.

Vous pouvez y indiquer, par exemple :

• les exercices réalisés ;

• les situations rencontrées ;

• les progrès observés ;

• les difficultés encore présentes ;

• les adaptations mises en place.

Commentaire pour la prochaine séance

Ce champ sert à préparer la suite de l’accompagnement.

Vous pouvez y noter :

• ce qu’il faudra reprendre ;

• les éléments à observer ;

• le matériel à prévoir ;

• l’environnement à choisir ;

• les objectifs du prochain rendez-vous.

Exemple

Ce qui a été travaillé :

Observation des congénères à distance, recherche de nourriture au sol et demi-tours anticipés.

Commentaire pour la prochaine séance :

Reprendre dans un environnement calme et tester un rapprochement progressif avec un chien stable.

La fiche de suivi est particulièrement utile pour les accompagnements comprenant plusieurs séances ou plusieurs intervenants.

📄 3. Les Documents

L’ancien système de notes partageables est désormais intégré dans un module plus complet appelé Documents.

Les Documents permettent de créer, organiser, réutiliser et partager différents supports professionnels directement depuis Rintintin.

Vous pouvez les utiliser pour rédiger :

• une synthèse de bilan ;

• un compte rendu de séance ;

• une fiche d’exercices ;

• un programme de suivi ;

• une fiche d’admission ;

• une autorisation ;

• un document d’information ;

• tout autre support adapté à votre activité.

Un document peut être associé à un client, à un animal ou à une réservation, selon son usage.

Créer un document à partir de zéro

Vous pouvez créer un nouveau document directement dans Rintintin et rédiger librement son contenu.

Cette méthode convient aux documents ponctuels ou très personnalisés.

Exemple

Après un bilan comportemental, vous pouvez créer une synthèse comprenant :

• votre analyse de la situation ;

• les éléments observés ;

• les priorités de travail ;

• les exercices conseillés ;

• les prochaines étapes.

Le document reste ensuite enregistré dans Rintintin et rattaché au dossier du client.

🧩 Créer et utiliser des modèles

Pour éviter de repartir d’une page vide à chaque séance, vous pouvez créer des modèles de documents, également appelés templates.

Un modèle constitue une structure réutilisable que vous pourrez compléter pour chaque client.

Exemples de modèles

Vous pouvez préparer :

• un modèle de bilan comportemental ;

• une fiche de compte rendu de séance ;

• une trame de suivi chiot ;

• une fiche de conseils pour la solitude ;

• un document de préparation à l’adoption ;

• une fiche d’admission en pension.

Exemple de modèle de compte rendu

Votre modèle peut contenir les rubriques suivantes :

1. Contexte de la séance

2. Observations

3. Travail réalisé

4. Exercices à poursuivre

5. Recommandations

6. Objectif de la prochaine séance

Lorsqu’une nouvelle séance a lieu, vous sélectionnez simplement ce modèle et complétez les informations propres au client.

Vous gagnez ainsi du temps tout en conservant une présentation cohérente et professionnelle.

Remplir un modèle depuis l’historique d’une séance

Depuis l’historique des réservations, vous pouvez ouvrir une séance et créer un document à partir de l’un de vos modèles.

Cette méthode permet de travailler directement depuis le rendez-vous concerné.

Le document peut ainsi être automatiquement associé :

• au client ;

• à l’animal ;

• à la réservation correspondante.

Exemple de workflow

Après une séance :

1. Ouvrez la réservation dans l’historique.

2. Sélectionnez votre modèle Compte rendu de séance.

3. Complétez les rubriques.

4. Enregistrez le document.

5. Partagez-le avec le client ou exportez-le en PDF.

Cette organisation limite les erreurs d’association et évite d’avoir à rechercher manuellement le bon dossier.

📤 Partager un document avec le client

Selon le document et les options disponibles, vous pouvez le rendre accessible au client depuis son espace ou lui transmettre directement par email.

Cette fonctionnalité est idéale pour partager :

• une synthèse de bilan ;

• un compte rendu ;

• des exercices à réaliser ;

• des recommandations personnalisées ;

• un document administratif.

Le document reste conservé dans Rintintin, ce qui vous permet de le retrouver ultérieurement avec l’historique du client.

Vérifiez toujours le contenu avant de le partager, notamment si vous avez utilisé des notes de travail internes pendant sa rédaction.

📥 Importer des fichiers depuis votre ordinateur

Vous pouvez également importer dans Rintintin des documents déjà présents sur votre ordinateur.

Cela permet de centraliser des fichiers créés avec d’autres outils ou reçus de la part d’un client.

Vous pouvez notamment importer :

• une ancienne synthèse ;

• une fiche déjà rédigée ;

• un document administratif ;

• une pièce transmise par le client ;

• un support créé dans un autre logiciel.

Une fois importé, le fichier peut être conservé dans le dossier approprié et partagé lorsque cela est nécessaire.

Cette fonctionnalité est particulièrement utile lors d’une migration vers Rintintin : vous pouvez récupérer progressivement vos anciens documents sans devoir tout recréer.

📥 Exporter un document au format PDF

Les documents créés dans Rintintin peuvent être exportés au format PDF sur votre ordinateur.

L’export PDF permet notamment de :

• conserver une copie locale ;

• envoyer le fichier par un autre canal ;

• l’imprimer ;

• l’archiver avec vos autres dossiers ;

• le transmettre à un tiers lorsque cela est approprié.

Le document reste également disponible dans Rintintin après son export.

💬 4. La messagerie instantanée

La messagerie intégrée permet d’échanger directement avec vos clients depuis Rintintin, dans un fonctionnement proche d’une application de discussion instantanée.

Elle peut être accessible depuis la fiche client ou les éléments liés à la relation avec celui-ci.

La messagerie est adaptée aux échanges courts, par exemple :

• répondre à une question ;

• demander des nouvelles ;

• préciser une consigne ;

• confirmer une information pratique ;

• recevoir un retour entre deux séances ;

• ajuster un exercice rapidement.

Elle complète les documents, mais ne les remplace pas.

Une recommandation importante, une synthèse ou un plan de travail détaillé sera plus facile à retrouver dans un document structuré que dans une longue conversation.

🧠 Comment combiner les différents outils ?

Chaque outil répond à un besoin distinct.

OutilUtilisation principaleVisible par le clientBloc-notesObservations et informations internesNonFiche de suiviContinuité du travail entre les séancesPrincipalement côté professionnelDocumentsSynthèses, comptes rendus et supports structurésOui, lorsqu’ils sont partagésMessagerieÉchanges rapides entre deux rendez-vousOui

Exemple de suivi complet

Pendant la séance

Vous ajoutez quelques observations rapides dans le bloc-notes privé.

Après la séance

Vous complétez dans la fiche de suivi :

• ce qui a été travaillé ;

• ce que vous souhaitez reprendre la prochaine fois.

Pour le client

Depuis l’historique de la réservation, vous ouvrez votre modèle de compte rendu, le complétez et l’envoyez au client.

Entre les rendez-vous

Le client vous donne des nouvelles via la messagerie et vous lui apportez un ajustement rapide.

Cette méthode permet de conserver à la fois :

• vos réflexions internes ;

• une continuité professionnelle ;

• un document clair pour le client ;

• un échange accessible entre les séances.

⚠️ Erreurs fréquentes

Tout enregistrer dans la messagerie

Une conversation devient rapidement difficile à relire. Les informations structurantes doivent être conservées dans une fiche de suivi ou dans un document.

Utiliser un document partagé comme bloc-notes privé

Avant d’envoyer un document, vérifiez qu’il ne contient aucune hypothèse interne, remarque provisoire ou formulation inadaptée au client.

Recréer chaque synthèse depuis zéro

Préparez des modèles pour les documents que vous utilisez régulièrement. Vous gagnerez du temps et conserverez une structure homogène.

Ne pas associer le document à la bonne réservation

Lorsque le document concerne une séance précise, créez-le directement depuis son historique. Il sera plus facile à retrouver par la suite.

Conserver les fichiers uniquement sur son ordinateur

Importer vos documents dans Rintintin vous permet de retrouver l’ensemble du dossier client au même endroit, y compris lorsque vous travaillez depuis votre téléphone ou un autre ordinateur.

❓ Questions fréquentes

Les notes privées sont-elles visibles par le client ?

Non. Le bloc-notes personnel reste privé et n’est pas partagé avec le client.

Quelle différence entre le bloc-notes et un document ?

Le bloc-notes sert à conserver vos observations internes.

Un document est un support structuré pouvant être associé à un dossier, exporté en PDF ou partagé avec le client.

Puis-je créer mes propres modèles ?

Oui. Vous pouvez préparer des modèles adaptés à votre activité et les réutiliser autant de fois que nécessaire.

Puis-je créer un compte rendu directement depuis une séance ?

Oui. Depuis l’historique d’une réservation, vous pouvez sélectionner un modèle, le compléter et l’associer directement à la séance concernée.

Puis-je importer mes anciens documents ?

Oui. Vous pouvez importer depuis votre ordinateur des fichiers que vous souhaitez conserver ou partager dans Rintintin.

Puis-je télécharger mes documents ?

Oui. Les documents créés dans Rintintin peuvent être exportés au format PDF sur votre ordinateur.

Un document partagé peut-il rester accessible après son envoi ?

Oui. Le document reste enregistré dans le dossier associé, ce qui permet de le retrouver plus tard dans l’historique du client ou de la réservation.

💡 Bonnes pratiques

Créez un modèle pour chaque document que vous rédigez régulièrement : bilan, compte rendu, suivi chiot, admission en pension ou fiche d’exercices.

Distinguez systématiquement :

• vos observations personnelles dans le bloc-notes ;

• le résumé de progression dans la fiche de suivi ;

• les informations destinées au client dans les Documents ;

• les échanges rapides dans la messagerie.

Enfin, créez vos comptes rendus directement depuis l’historique de la séance concernée. C’est la méthode la plus rapide pour rattacher automatiquement le document au bon client, au bon animal et au bon rendez-vous.