🧩 Configurer ses services, ses tarifs et ses règles de réservation

Les services représentent toutes les prestations que vous proposez à vos clients : bilan, séance individuelle, promenade, cours collectif, atelier, stage, visioconférence, etc.

Une bonne configuration permet à Rintintin de calculer automatiquement vos créneaux disponibles, d’afficher les bonnes informations sur votre page Booking et de proposer les modes de paiement adaptés.

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🎯 Pourquoi bien configurer ses services ?

Chaque service détermine :

• la façon dont le client réserve ;

• la durée bloquée dans votre planning ;

• le lieu de la prestation ;

• le prix à payer ;

• les éventuels frais de déplacement ;

• les délais et conditions de réservation ;

• les moyens de paiement proposés.

Prenez donc le temps de vérifier chaque réglage avant de rendre un service visible sur votre page publique.

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1\. Choisir le bon type de service

Lorsque vous créez un service depuis menu Services****, vous devez d’abord choisir son mode de fonctionnement.

Rintintin propose trois types de services.

🐶 Rendez-vous client

Le Rendez-vous client est prévu pour les prestations individuelles, avec un seul client sur le créneau.

Il convient notamment pour :

• les bilans ;

• les séances individuelles ;

• les consultations ;

• les visites à domicile ;

• les rendez-vous de suivi ;

• les visioconférences.

Le fonctionnement repose sur vos disponibilités. Vous indiquez les périodes pendant lesquelles vous êtes réservable, puis le client choisit l’horaire qui lui convient parmi les créneaux proposés.

Exemple

Vous êtes disponible le mercredi de 9 h à 18 h pour vos séances individuelles. Rintintin affiche automatiquement les horaires possibles selon la durée du service, vos pauses, vos autres réservations et vos indisponibilités.

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👥 Événement récurrent

L’Événement récurrent est conçu pour les activités collectives ou les sessions programmées régulièrement.

Il convient notamment pour :

• les cours collectifs ;

• les balades éducatives ;

• les ateliers hebdomadaires ;

• les activités sportives régulières ;

• les groupes chiots ;

• les séances organisées à dates fixes.

Contrairement à un rendez-vous client, les participants ne choisissent pas librement un horaire dans vos disponibilités. C’est vous qui programmez les différentes sessions, appelées occurrences.

Pour chaque occurrence, vous pouvez définir une date, une heure et un nombre maximum de participants. Les clients s’inscrivent ensuite à la session qui les intéresse.

Exemple

Vous organisez une balade collective chaque samedi à 10 h, avec un maximum de six chiens. Vous programmez les différentes dates à l’avance, puis les clients réservent une place sur l’occurrence de leur choix.

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🎯 Événement unique

L’Événement unique fonctionne comme un événement récurrent, mais il ne concerne qu’une seule date.

Il est adapté pour :

• un atelier ponctuel ;

• une conférence ;

• un stage ;

• une journée thématique ;

• une animation exceptionnelle ;

• une sortie organisée une seule fois.

Vous définissez directement la date, l’horaire, le lieu, le tarif et la capacité de l’événement.

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Comment choisir ?

La règle est simple :

Votre besoinType conseilléUn client choisit un horaire parmi vos disponibilitésRendez-vous clientPlusieurs clients s’inscrivent à des sessions régulièresÉvénement récurrentPlusieurs clients s’inscrivent à une seule dateÉvénement unique

Pour une séance collective, utilisez de préférence un événement. Un rendez-vous client est prévu pour n’accueillir qu’une réservation sur le créneau.

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2\. Renseigner les informations principales

Quel que soit le type choisi, vous devez présenter clairement votre prestation.

Les informations principales comprennent généralement :

• le nom du service ;

• sa description ;

• sa durée ;

• son prix ;

• la profession ou la catégorie associée ;

• son mode de réalisation ;

• ses règles de réservation.

Le nom du service

Choisissez un nom compréhensible par le client.

Préférez par exemple :

• Bilan comportemental à domicile ;

• Séance individuelle de suivi ;

• Balade éducative collective.

Évitez les intitulés trop internes ou trop vagues comme « Séance 1 » ou « Prestation standard ».

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La description

La description permet d’expliquer ce que comprend le service et à qui il s’adresse.

Vous pouvez notamment préciser :

• l’objectif de la prestation ;

• son déroulement ;

• ce que le client doit prévoir ;

• les éventuelles conditions d’accès ;

• ce qui est inclus dans le prix.

Une description claire limite les questions avant la réservation et évite les malentendus.

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La durée

La durée du service est utilisée pour bloquer le bon temps dans votre planning.

Elle doit correspondre au temps réel de la prestation, sans nécessairement inclure les temps de trajet, de préparation ou de compte rendu. Ces périodes peuvent être ajoutées séparément grâce aux temps de battement.

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3\. Configurer les temps de battement

Les temps de battement permettent de réserver automatiquement du temps avant ou après une prestation sans l’afficher comme du temps de séance auprès du client.

Pause avant

La pause avant peut servir pour :

• un déplacement ;

• la préparation du matériel ;

• l’accueil du client ;

• la remise en ordre d’un espace.

Pause après

La pause après peut servir pour :

• rédiger un compte rendu ;

• ranger le matériel ;

• prendre une pause ;

• assurer le trajet vers le rendez-vous suivant.

Exemple

Une séance dure 1 heure et vous ajoutez 15 minutes après.

Le client réserve une séance de 10 h à 11 h, mais Rintintin bloque votre planning jusqu’à 11 h 15. Le prochain rendez-vous ne pourra pas commencer avant cette heure.

Les temps de battement sont intégrés au calcul des disponibilités et évitent les enchaînements impossibles.

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4\. Définir l’intervalle des créneaux

L’intervalle détermine la fréquence à laquelle Rintintin peut proposer un nouvel horaire de départ.

Exemple avec un intervalle de 15 minutes

Les horaires proposés peuvent être :

• 9 h ;

• 9 h 15 ;

• 9 h 30 ;

• 9 h 45.

Exemple avec un intervalle de 60 minutes

Les horaires proposés seront plus espacés :

• 9 h ;

• 10 h ;

• 11 h ;

• 12 h.

L’intervalle ne correspond pas à la durée du service. Il détermine uniquement les horaires auxquels une réservation peut commencer.

Un intervalle court offre davantage de choix au client. Un intervalle plus long permet de conserver un planning plus cadré.

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5\. Configurer le délai minimum de réservation

Le délai minimum indique combien de temps à l’avance un client doit réserver.

Exemple

Avec un délai minimum de 24 heures, un client ne pourra pas réserver aujourd’hui une séance prévue dans deux heures. Seuls les créneaux situés au moins 24 heures plus tard lui seront proposés.

Ce réglage est utile pour conserver du temps de préparation et éviter les demandes de dernière minute.

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6\. Choisir le lieu de la prestation

Rintintin permet d’adapter le lieu au fonctionnement de votre service.

Prestation au domicile du client

Lorsque vous activez le déplacement à domicile, l’adresse du client est nécessaire pour finaliser la réservation.

Cette adresse peut ensuite être utilisée pour calculer les éventuels frais kilométriques.

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Lieu fixe

Vous pouvez associer un lieu précis au service, par exemple :

• un terrain d’éducation ;

• un cabinet ;

• une pension ;

• un parc ;

• une salle ;

• votre établissement.

L’adresse ou les indications utiles sont communiquées au client dans les informations de réservation.

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Plusieurs lieux possibles

Un même service peut être proposé dans plusieurs lieux.

Cette configuration est utile si vous travaillez, par exemple, sur plusieurs terrains ou dans plusieurs secteurs géographiques. Le client pourra sélectionner le lieu proposé au moment de sa réservation, selon la configuration du service.

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Service en ligne

Pour une consultation à distance, vous pouvez indiquer que la prestation se déroule en ligne.

Le client comprend ainsi qu’aucun déplacement n’est nécessaire. Pensez à lui transmettre les informations de connexion ou le lien de visioconférence avant le rendez-vous.

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7\. Configurer les frais kilométriques

Pour les prestations à domicile, Rintintin peut calculer automatiquement les frais de déplacement à partir de la distance.

Le calcul s’appuie sur Google Maps et sur les paramètres que vous avez définis.

Vous pouvez notamment configurer :

• un tarif par kilomètre ;

• une distance incluse ou offerte ;

• la prise en compte de l’arrondi à l’euro (souvent confondu avec un aller-retour) ;

• un éventuel plafond.

Exemple

Vous facturez 0,50 € par kilomètre arrondi à l’euro (souvent confondu avec un aller-retour), avec les 10 premiers kilomètres offerts.

Si le domicile du client dépasse cette franchise, Rintintin calcule les kilomètres facturables et ajoute automatiquement les frais au montant de la réservation.

Vérifiez votre adresse de départ et vos réglages kilométriques avant d’activer ce calcul sur votre page Booking.

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8\. Définir le prix du service

Chaque service peut posséder un prix en euros.

Selon votre organisation, il peut également être associé à :

• un forfait ;

• un prix en crédits ;

• un paiement en ligne ;

• un paiement hors ligne ;

• une prestation gratuite.

Prix en euros

Le prix en euros correspond au tarif payé lorsque le service est réservé à l’unité.

Les frais de déplacement éventuels peuvent être ajoutés séparément au moment de la réservation.

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Prix en crédits

Le prix en crédits est indépendant du prix en euros.

Par exemple, un service facturé 60 € peut coûter 50 crédits si vous souhaitez avantager les clients ayant acheté un pack de crédits.

Si le prix en crédits est réglé sur 0, le service ne pourra pas être payé avec des crédits.

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Utilisation dans un forfait

Un service peut être inclus dans un ou plusieurs forfaits.

Lorsqu’un client possède un forfait compatible, la réservation peut être décomptée de son solde de séances au lieu d’être payée à l’unité.

Le mode de paiement peut également être corrigé depuis le détail de la réservation lorsque cela est nécessaire.

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9\. TVA et informations de facturation

Le taux de TVA utilisé dépend de la situation fiscale de votre entreprise et de la configuration de votre compte.

Par exemple :

• un professionnel bénéficiant de la franchise en base de TVA peut appliquer un taux de 0 % ;

• un professionnel assujetti peut utiliser le taux correspondant à sa prestation.

Le taux reste modifiable lorsque vous créez ou vérifiez une facture.

Rintintin ne détermine pas votre régime fiscal à votre place. En cas de doute, rapprochez-vous de votre comptable ou de l’administration compétente.

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10\. Gérer la visibilité du service

Vous pouvez choisir dans quelles conditions un service apparaît sur votre page Rintintin Booking.

Selon les options disponibles, vous pouvez par exemple :

• rendre le service accessible à tous ;

• le réserver à certains clients ;

• le masquer temporairement ;

• l’archiver lorsqu’il ne doit plus être vendu.

Cette possibilité est utile pour créer une prestation accessible uniquement après un bilan, proposer une offre privée ou préparer un service avant sa publication.

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11\. Configurer le paiement

Le mode de paiement proposé dépend du service et de la configuration de votre compte.

Vous pouvez notamment prévoir :

• un paiement en ligne obligatoire ;

• un paiement sur place ;

• une utilisation de forfait ;

• un paiement en crédits ;

• un service gratuit.

Paiement en ligne avec Stripe

Pour encaisser un service en ligne, votre compte Stripe doit être correctement configuré et connecté à Rintintin.

Lorsque le paiement en ligne est obligatoire, la réservation ne peut être finalisée qu’après la confirmation du paiement.

Cette solution permet notamment de sécuriser le rendez-vous et de réduire les risques d’impayés ou d’absences.

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12\. Rendre un rendez-vous client réservable

Créer un service ne suffit pas à faire apparaître des horaires.

Pour un Rendez-vous client, vous devez également ajouter des disponibilités associées au service.

Rintintin calcule alors les créneaux réservable en tenant compte :

• de la durée du service ;

• des pauses avant et après ;

• de l’intervalle choisi ;

• de vos indisponibilités ;

• des réservations déjà présentes ;

• des événements détectés dans les agendas Google synchronisés.

Sans disponibilité compatible, le client pourra voir le service, mais aucun horaire ne lui sera proposé.

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13\. Programmer un événement

Pour un Événement récurrent, vous devez créer ses différentes occurrences.

Chaque occurrence correspond à une session précise avec sa propre date, son horaire et sa liste de participants.

Vous pouvez gérer ces occurrences depuis le service ou depuis le planning. Une session peut être modifiée individuellement sans nécessairement modifier toutes les autres.

Pour un Événement unique, vous définissez directement la seule session concernée.

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⚠️ Erreurs fréquentes

Aucun créneau n’apparaît sur Booking

Vérifiez :

• que le service est visible ;

• que des disponibilités ont été créées ;

• que la durée et les pauses peuvent tenir dans la plage disponible ;

• qu’aucune indisponibilité ou réservation ne bloque la période ;

• qu’un événement Google synchronisé ne rend pas le créneau indisponible ;

• que le délai minimum de réservation n’exclut pas les horaires recherchés.

Un seul client peut réserver mon collectif

Le service a probablement été créé en Rendez-vous client. Pour accueillir plusieurs participants sur la même session, utilisez un Événement récurrent ou un Événement unique.

Le paiement en crédits n’est pas proposé

Vérifiez qu’un prix supérieur à 0 a bien été configuré pour ce service et que le client possède suffisamment de crédits.

Le paiement en ligne n’apparaît pas

Vérifiez que votre compte Stripe est connecté et que le paiement en ligne est activé pour le service concerné.

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💡 Bonnes pratiques

Utilisez des intitulés simples et rédigez chaque service comme si vous le présentiez pour la première fois à un nouveau client.

Ajoutez des temps de battement réalistes, surtout pour les déplacements et les comptes rendus. Vérifiez également le parcours complet depuis votre page Booking après chaque modification importante.

Enfin, créez des services distincts lorsque leurs règles diffèrent réellement. Une séance à domicile avec frais kilométriques et une séance sur terrain fixe gagneront souvent à être séparées afin de rendre la réservation plus claire.