🎫 Gérer ses forfaits classiques

Les forfaits permettent de vendre à l’avance un ensemble de séances à un client. Ils sont particulièrement utiles pour structurer un accompagnement, fidéliser vos clients et sécuriser une partie de votre chiffre d’affaires.

Contrairement aux packs de crédits, qui fonctionnent comme une cagnotte flexible, un forfait contient des services et des quantités définis à l’avance.

• * *

🎯 Pourquoi proposer un forfait ?

Un forfait peut notamment vous aider à :

• engager le client dans un accompagnement sur plusieurs séances ;

• encaisser tout ou partie du programme à l’avance ;

• suivre automatiquement le nombre de séances restantes ;

• éviter de demander un nouveau paiement à chaque réservation ;

• construire des offres plus lisibles et plus attractives.

Exemples de forfaits

Vous pouvez créer, par exemple :

• un pack de 5 séances individuelles ;

• un bilan comportemental accompagné de 3 séances de suivi ;

• un programme chiot avec plusieurs prestations différentes ;

• un pack de 10 balades ;

• un accompagnement mêlant séance individuelle et cours collectif.

• * *

⚙️ Comment fonctionne un forfait ?

Lorsqu’un client achète ou reçoit un forfait, celui-ci est ajouté à sa fiche client.

À chaque réservation correspondant à l’un des services inclus, Rintintin peut utiliser le forfait comme mode de paiement et décompter automatiquement la séance concernée.

Le professionnel et le client peuvent ainsi retrouver le nombre de séances utilisées et le solde restant.

Exemple

Un forfait contient :

• 1 bilan comportemental ;

• 3 séances individuelles.

Après la réalisation du bilan, il restera automatiquement 3 séances individuelles disponibles.

• * *

🛠️ Créer un forfait

Depuis l’onglet menu Forfaits****, cliquez sur le bouton permettant de créer un nouveau forfait.

Vous devrez notamment renseigner :

• le nom du forfait ;

• sa description ;

• son prix total ;

• les services inclus ;

• la quantité prévue pour chaque service ;

• sa durée de validité, lorsque vous souhaitez en définir une.

Forfaits multi-services

Un même forfait peut contenir plusieurs services différents.

Cela permet de construire de véritables programmes plutôt que de simples lots de séances identiques.

Par exemple :

Service inclusQuantitéBilan comportemental1Séance individuelle3Balade collective2

Chaque type de service possède son propre solde à l’intérieur du forfait.

• * *

📅 Définir une durée de validité

Vous pouvez prévoir une date ou une durée d’expiration pour inciter le client à utiliser son forfait dans un délai raisonnable.

Par exemple :

• 3 mois ;

• 6 mois ;

• 12 mois.

Une fois la validité dépassée, les séances restantes ne peuvent plus être utilisées selon les conditions définies pour le forfait.

Pensez à expliquer clairement cette durée au client dans vos conditions de vente.

• * *

📦 Archiver un forfait

Lorsqu’un forfait ne doit plus être proposé à de nouveaux clients, vous pouvez l’archiver.

L’archivage permet de le retirer de la vente sans supprimer les forfaits déjà attribués. Les clients qui l’ont acheté peuvent donc continuer à utiliser leurs séances restantes jusqu’à épuisement ou expiration.

• * *

💰 Vendre un forfait

Rintintin permet de vendre un forfait de deux manières :

1. directement en ligne par l’intermédiaire de Rintintin Booking ;

1. manuellement depuis votre espace professionnel grâce à la vente hors ligne.

• * *

🌐 Vente en ligne depuis Rintintin Booking

Lorsque le forfait est disponible sur votre page publique, le client peut l’acheter directement en ligne.

Le paiement est réalisé par carte bancaire via Stripe. Une fois le paiement confirmé :

• la vente est enregistrée ;

• le forfait est attribué au client ;

• les séances deviennent disponibles ;

• le paiement est ajouté à votre facturation.

Cette méthode est particulièrement pratique lorsque vous souhaitez automatiser entièrement la vente.

• * *

🧾 Enregistrer une vente hors ligne

Le client n’est pas obligé d’acheter son forfait lui-même sur Rintintin Booking.

Vous pouvez enregistrer la vente depuis votre espace professionnel lorsque le règlement est effectué ou prévu par :

• espèces ;

• chèque ;

• virement ;

• un autre moyen de paiement hors ligne ;

• ou lorsqu’il s’agit d’un forfait offert.

Cette possibilité est utile lorsque vous vendez le forfait pendant une séance, par téléphone ou après un échange direct avec le client.

• * *

🛠️ Comment enregistrer une vente hors ligne ?

Depuis l’onglet Forfaits, cliquez sur Vendre hors ligne.

Étape 1 — Sélectionner le forfait

Choisissez le forfait que vous souhaitez vendre ou attribuer.

Les services, les quantités et le prix configurés dans le forfait seront automatiquement repris.

• * *

Étape 2 — Sélectionner le client

Associez la vente à un client déjà présent dans votre fichier client.

Le forfait apparaîtra ensuite dans sa fiche, avec son solde et son historique d’utilisation.

• * *

Étape 3 — Indiquer les séances déjà effectuées

Cette étape est facultative.

Vous pouvez préciser que certaines séances incluses dans le forfait ont déjà été réalisées avant l’enregistrement de la vente.

Cette possibilité est pratique dans plusieurs situations :

• le client achète le forfait après une première séance ;

• vous régularisez un accompagnement déjà commencé ;

• vous transférez les informations depuis un ancien logiciel ;

• vous ajoutez dans Rintintin un forfait qui était auparavant suivi manuellement.

Exemple

Un client achète un forfait de 5 séances après avoir déjà réalisé 2 séances.

Vous pouvez indiquer que 2 séances ont déjà été consommées. Le forfait sera alors créé avec un solde restant de 3 séances.

• * *

Étape 4 — Choisir le mode de paiement

Sélectionnez le moyen de règlement convenu avec le client, par exemple :

• espèces ;

• chèque ;

• virement ;

• offert.

Le mode Offert permet d’attribuer un forfait sans créer de somme à encaisser, notamment dans le cadre d’un geste commercial, d’un partenariat ou d’une correction.

• * *

Étape 5 — Indiquer si le forfait est déjà payé

Au moment de confirmer la vente, vous pouvez préciser si le règlement a déjà été reçu.

Le forfait est déjà payé

Utilisez cette option lorsque vous avez effectivement encaissé le règlement.

La vente est alors enregistrée comme payée et la facturation est mise à jour avec le mode de paiement sélectionné.

Le forfait n’est pas encore payé

Vous pouvez également enregistrer la vente avant d’avoir reçu l’argent.

Dans ce cas :

• le forfait est attribué au client ;

• la vente est enregistrée ;

• la facture reste en brouillon ou en attente de traitement ;

• vous pourrez créer la facture puis la marquer comme payée lorsque vous aurez réellement reçu le règlement.

Cela permet de distinguer clairement une vente réalisée d’un paiement réellement encaissé.

Une vente enregistrée ne signifie donc pas nécessairement que l’argent a déjà été reçu.

• * *

📆 Proposer un paiement en plusieurs échéances (échéancier de factures — distinct de Klarna 3x/4x)

Lors d’une vente de forfait, vous pouvez également prévoir plusieurs échéances de paiement.

Cette option permet de répartir le prix total du forfait en plusieurs montants et plusieurs dates, tout en conservant un suivi précis dans Rintintin.

Exemple

Pour un forfait à 250 € payable en deux fois, vous pouvez prévoir :

• une première facture de 125 €, à régler à la première date choisie ;

• une seconde facture de 125 €, à régler à une date ultérieure.

Rintintin génère alors les différentes factures correspondant aux échéances définies. Vous pouvez suivre séparément leur statut et marquer chaque facture comme payée au fur et à mesure des règlements reçus.

Cette méthode est particulièrement utile pour :

• rendre un forfait important plus accessible ;

• éviter de gérer les échéances dans un tableau séparé ;

• savoir précisément ce qui a été payé et ce qui reste à encaisser ;

• conserver une facturation cohérente avec l’accord conclu avec le client.

⚠️ Vente en plusieurs fois et utilisation du forfait

La mise en place d’échéances concerne le paiement du forfait. Elle ne modifie pas automatiquement le contenu du forfait ni le nombre de séances incluses.

Il est donc important de déterminer vos propres conditions : accès immédiat à toutes les séances, accès progressif ou règle particulière indiquée dans vos CGV.

• * *

📅 Utiliser un forfait lors d’une réservation

Lorsqu’un client possède un forfait valide pour le service réservé, Rintintin peut proposer ce forfait comme mode de paiement.

Une séance est alors décomptée du service correspondant.

Il est également possible de modifier le mode de paiement depuis le détail d’une réservation. Par exemple, une séance initialement prévue comme paiement à l’unité peut finalement être rattachée au forfait du client.

Cette souplesse permet de corriger une erreur ou d’adapter la réservation lorsque le client achète son forfait après la création du rendez-vous.

• * *

🔎 Suivre les forfaits d’un client

Depuis la fiche client, vous pouvez consulter ses forfaits et retrouver notamment :

• le forfait attribué ;

• sa date d’achat ;

• sa date d’expiration éventuelle ;

• les services inclus ;

• les séances déjà consommées ;

• les séances restantes ;

• le statut du paiement.

Vous conservez ainsi une vue claire de ce qui a été vendu, payé, utilisé et restant à réaliser.

❓ Questions fréquentes

Le client doit-il obligatoirement acheter son forfait en ligne ?

Non. Le forfait peut être acheté via Rintintin Booking ou enregistré directement par le professionnel grâce à la vente hors ligne.

• * *

Puis-je attribuer gratuitement un forfait ?

Oui. Lors de la vente hors ligne, choisissez le mode Offert.

• * *

Puis-je enregistrer un forfait avant de recevoir le paiement ?

Oui. La vente sera enregistrée, mais la facture pourra rester en brouillon jusqu’à la réception du règlement.

• * *

Puis-je proposer un paiement en plusieurs fois ?

Oui. Vous pouvez définir plusieurs échéances avec leurs montants et leurs dates. Chaque échéance génère une facture distincte afin de suivre précisément les paiements.

• * *

Que se passe-t-il lorsqu’un forfait est archivé ?

Il n’est plus proposé à la vente, mais les clients qui le possèdent déjà peuvent continuer à utiliser leurs séances restantes.

• * *

Quelle différence entre un forfait et des crédits ?

Un forfait contient des services et des quantités définis à l’avance. Les crédits fonctionnent comme une cagnotte que le client peut utiliser plus librement sur les services auxquels vous avez attribué un prix en crédits.

• * *

💡 Bonnes pratiques

Créez des forfaits simples à comprendre et précisez clairement leur contenu, leur durée de validité et leurs modalités de paiement.

Lorsque vous enregistrez une vente hors ligne, vérifiez toujours si le règlement a réellement été encaissé avant de la considérer comme payée. Pour les paiements en plusieurs fois, définissez les échéances dès la vente afin de conserver un suivi fiable et d’éviter les oublis.