💳 Gérer sa facturation

L’espace Facturation centralise les documents liés à vos réservations, forfaits, crédits, devis et ventes enregistrées dans Rintintin Pro.

Il vous permet de suivre ce qui doit encore être facturé, les sommes restant à encaisser et les factures déjà réglées, sans avoir à gérer un tableau séparé.

🎯 À quoi sert l’espace Facturation ?

Depuis cet espace, vous pouvez notamment :

• générer une facture à partir d’une réservation ou d’une vente ;

• suivre les règlements reçus et ceux encore attendus ;

• enregistrer les paiements par espèces, chèque ou virement ;

• retrouver les factures déjà émises ;

• envoyer les documents au client ;

• exporter vos données pour votre comptabilité.

La facturation est directement reliée aux autres modules de Rintintin. Lorsqu’une réservation, un forfait ou une autre vente est enregistré, les informations utiles peuvent être reprises automatiquement dans le document correspondant.

🧾 Paiement en ligne ou paiement hors ligne

La manière dont la facture est traitée dépend principalement du mode de paiement utilisé.

1. Paiement en ligne avec Stripe

Lorsqu’un client règle en ligne par carte bancaire :

• Stripe sécurise et enregistre le paiement ;

• le statut du règlement est mis à jour automatiquement ;

• la facture liée à la vente est générée sans saisie manuelle ;

• le client reçoit les informations correspondantes par email ;

• la transaction apparaît dans votre suivi de facturation.

Vous n’avez donc pas besoin de marquer manuellement le paiement comme reçu.

Votre compte Stripe doit être entièrement configuré pour utiliser les paiements en ligne et les fonctions de facturation qui y sont associées.

2. Paiement hors ligne

Pour un règlement par :

• espèces ;

• chèque ;

• virement ;

• ou un autre mode de paiement hors ligne ;

Rintintin ne peut pas savoir automatiquement à quel moment vous avez réellement reçu l’argent.

Vous devez donc vérifier le document, générer la facture puis indiquer son paiement lorsque le règlement a effectivement été encaissé.

Cette séparation permet d’éviter de considérer comme payé un montant que vous n’avez pas encore reçu.

🧩 Comprendre l’interface Facturation

L’espace Facturation est organisé pour vous aider à distinguer les différentes étapes du traitement de vos documents.

🔎 Recherche et filtres

Vous pouvez rechercher une facture à partir d’informations comme :

• le nom du client ;

• le numéro de facture ;

• le service ou la vente concernée.

Des filtres permettent également d’affiner l’affichage selon :

• la période ;

• le statut ;

• la source de la facture ;

• le mode de paiement, selon les options disponibles.

Ces filtres sont particulièrement pratiques lorsque vous cherchez un document précis ou préparez votre suivi comptable mensuel.

📂 Les principaux statuts

Brouillons

Un brouillon correspond à une facture qui n’a pas encore été définitivement créée.

Il peut provenir, par exemple :

• d’une réservation ;

• de la vente d’un forfait ;

• d’une échéance de paiement ;

• d’une autre vente enregistrée dans Rintintin.

Tant que la facture est en brouillon, vous pouvez encore vérifier ou corriger certaines informations avant de la générer.

Un brouillon n’est pas encore une facture définitive et ne possède pas la même valeur comptable qu’un document émis.

À encaisser

Cette section regroupe les factures créées dont le règlement n’a pas encore été enregistré.

La prestation ou la vente existe bien, mais vous attendez toujours le paiement du client.

Lorsque vous recevez le règlement, vous pouvez indiquer :

• la date du paiement ;

• le mode de paiement utilisé ;

• que la facture est désormais payée.

Terminées

Les factures terminées correspondent aux documents dont le traitement est finalisé, notamment lorsque le règlement a été reçu et enregistré.

Vous pouvez les retrouver dans votre historique, les consulter et les transmettre au client si nécessaire.

🧾 D’où proviennent les factures ?

Vous pouvez retrouver plusieurs sources dans votre module de facturation.

Réservations et séances

Une réservation peut générer un brouillon reprenant automatiquement :

• le client ;

• le service réservé ;

• le montant ;

• les éventuels frais complémentaires ;

• les informations de paiement.

Vous n’avez donc pas besoin de recréer toutes les lignes manuellement.

Forfaits

La vente d’un forfait peut générer :

• une facture unique pour la totalité du forfait ;

• ou plusieurs factures lorsque des échéances de paiement ont été définies.

Exemple

Pour un forfait à 250 € payable en deux fois, vous pouvez prévoir :

• une facture de 125 € à la première échéance ;

• une seconde facture de 125 € à la date suivante.

Chaque échéance peut ensuite être suivie séparément dans la facturation.

Packs de crédits

Lorsqu’un client achète un pack de crédits, la facture concerne l’achat du pack lui-même.

Les réservations payées ensuite avec ces crédits ne génèrent pas un nouveau chiffre d’affaires : l’argent a déjà été encaissé au moment de la vente du pack.

Devis

Lorsqu’un devis est accepté et transformé en vente, il peut servir de base à la création de la facture correspondante.

Factures manuelles

Vous pouvez également créer une facture qui ne provient pas directement d’une réservation.

Cette possibilité est utile pour facturer, par exemple :

• une prestation exceptionnelle ;

• du matériel ;

• des frais complémentaires ;

• une vente réalisée en dehors du planning ;

• une régularisation.

🛠️ Créer une facture depuis un brouillon

Étape 1 — Ouvrir les brouillons

Rendez-vous dans Facturation, puis ouvrez la section Brouillons.

Sélectionnez le document que vous souhaitez traiter.

Étape 2 — Vérifier les informations

Avant de créer la facture, contrôlez notamment :

• le client facturé ;

• les coordonnées de l’entreprise ;

• la date ;

• la désignation des prestations ;

• les quantités ;

• les montants ;

• les frais éventuels ;

• le taux de TVA applicable ;

• le total à payer.

Cette vérification est importante, car une facture définitive ne doit pas être modifiée aussi librement qu’un brouillon.

Étape 3 — Indiquer la situation du paiement

Selon le cas, vous pouvez préciser que la somme :

• a déjà été encaissée ;

• reste à encaisser.

Si le paiement a déjà été reçu, renseignez son mode de règlement, par exemple :

• espèces ;

• chèque ;

• virement ;

• carte bancaire.

Si l’argent n’a pas encore été reçu, la facture pourra être générée puis conservée dans la section À encaisser.

Étape 4 — Générer la facture

Cliquez sur Créer la facture.

Le brouillon devient alors une facture définitive et reçoit automatiquement son numéro.

Vous pouvez ensuite :

• la consulter ;

• la télécharger au format PDF ;

• l’envoyer au client par email ;

• suivre son paiement.

✏️ Modifier ou annuler un brouillon

Avant la création définitive de la facture, un brouillon peut généralement être corrigé ou annulé.

Cela permet notamment de rectifier :

• un tarif incorrect ;

• un mauvais client ;

• une prestation ajoutée par erreur ;

• un mode de paiement ;

• une vente finalement annulée.

Vérifiez toujours le brouillon avant de le transformer en facture.

⚠️ Modifier une facture déjà émise

Une facture définitive ne doit pas être supprimée ou modifiée comme un simple brouillon.

Cette règle permet de préserver :

• la continuité de la numérotation ;

• l’historique comptable ;

• la traçabilité des documents.

Lorsqu’une facture comporte une erreur après son émission, la correction doit être réalisée avec le document ou la procédure comptable appropriée, plutôt qu’en effaçant la facture d’origine.

En cas de doute sur la manière de corriger une facture, rapprochez-vous de votre comptable.

🔢 Numérotation automatique

Chaque facture définitive reçoit automatiquement un numéro unique et séquentiel.

Par exemple :

FAC-2026-0042

Cette numérotation permet de conserver un historique cohérent et d’éviter la création manuelle de doublons.

Les brouillons ne reçoivent pas nécessairement leur numéro définitif tant que la facture n’est pas créée.

🏢 Personnaliser les informations des factures

Depuis les réglages de facturation de Rintintin Pro, vous pouvez notamment configurer :

• votre logo ;

• votre numéro de SIRET ;

• vos mentions légales ;

• votre régime ou taux de TVA ;

• un texte de bas de page ;

• certaines informations complémentaires.

Le nom et l’adresse de l’entreprise peuvent provenir directement de votre compte Stripe. Pour les modifier, ouvrez les réglages de Stripe puis rendez-vous dans :

Paramètres du compte → Entreprise

Pensez à vérifier toutes ces informations avant d’émettre vos premières factures.

📤 Exporter les données comptables

Le bouton Export comptable permet de télécharger les données de facturation sur une période choisie.

L’export peut notamment contenir :

• les numéros de facture ;

• les dates ;

• les clients ;

• les montants ;

• les modes de paiement ;

• les statuts ;

• les sources des ventes.

Ce fichier peut être ouvert dans Excel ou transmis à votre expert-comptable.

Un export de données facilite votre comptabilité, mais ne remplace pas nécessairement les documents ou obligations demandés par votre comptable.

📊 Facturation et statistiques

Le module Facturation et la page Statistiques sont liés, mais ils ne répondent pas exactement au même besoin.

La facturation sert à suivre les documents et les paiements. Les statistiques permettent d’analyser votre activité sur une période.

Quelques principes importants :

• un brouillon non payé ne correspond pas à un revenu encaissé ;

• une facture à encaisser représente une somme encore attendue ;

• une facture payée alimente vos revenus selon sa date de règlement ;

• la vente d’un forfait ou de crédits est comptabilisée lors de son paiement ;

• l’utilisation ultérieure du forfait ou des crédits ne doit pas compter une seconde fois le même revenu.

❓ Questions fréquentes

Dois-je créer une facture pour chaque séance ?

Une réservation génére automatiquement un brouillon, mais vous devez encore le transformer en facture pour un paiement hors ligne.

Lors d’un paiement en ligne avec Stripe, le traitement est automatisé.

Une réservation validée est-elle forcément payée ?

Non. Le statut de la réservation et le statut du paiement sont indépendants.

Une séance peut être confirmée tout en restant à encaisser, notamment lorsque le client paie sur place.

Puis-je enregistrer une facture avant d’avoir reçu l’argent ?

Oui. La facture restera alors dans les éléments à encaisser jusqu’à ce que vous enregistriez le règlement.

Que se passe-t-il si un client paie en plusieurs fois ?

Pour certains forfaits ou ventes, vous pouvez définir plusieurs échéances. Chaque échéance génère son propre document et peut être suivie séparément.

Puis-je modifier un brouillon ?

Oui. C’est justement le rôle du brouillon : vous permettre de vérifier et corriger les informations avant l’émission définitive.

Puis-je supprimer une facture définitive ?

Une facture émise doit rester traçable. En cas d’erreur, il faut appliquer la procédure de correction adaptée plutôt que la supprimer.

Où consulter mes revenus ?

Vous pouvez les retrouver :

• dans la page Statistiques pour analyser les montants encaissés ;

• dans Facturation pour consulter les documents et leur statut ;

• dans l’Export comptable pour obtenir le détail des opérations.

💡 Bonnes pratiques

Traitez régulièrement vos brouillons afin d’éviter qu’ils s’accumulent. Une vérification hebdomadaire est souvent suffisante pour garder une facturation propre.

Ne marquez une facture comme payée qu’après avoir réellement reçu le règlement. Vérifiez également la date et le mode de paiement, car ces informations influencent vos statistiques et votre export comptable.

Enfin, contrôlez vos informations légales, votre TVA et votre numérotation avant de commencer à facturer vos clients.