Gestion avancée

👨‍👩‍👧‍👦 Séances de Groupe

👥 Gérer ses séances de groupe (collectifs)

Les séances de groupe (cours, balades, activités régulières) passent par le type Événements récurrents.

Vous fixez les dates et la capacité : ce n’est pas basé sur vos disponibilités « rendez-vous client ».

Objectif

* plusieurs clients sur une même session ; * places limitées ; * planning collectif structuré ; * inscriptions via Booking ou ajout manuel (pas un robot d’inscription automatique).

1. Créer le service

Services → créer un service → Événements récurrents.

Renseignez nom, durée, prix, nombre de places, lieu, règles de paiement, etc.

2. Programmer des sessions

Bouton Programmer des sessions (pas seulement « Programmer »).

Vous pouvez :

* choisir plusieurs dates dans un calendrier ; * fixer une heure par défaut ; * ajuster des créneaux.

Chaque date devient une session indépendante.

Exemple : tous les vendredis à 13 h, ou des dates au choix.

3. Gérer les occurrences

Liste des sessions : À venir / Passés.

Pour chaque session, typiquement :

* modifier (heure, lieu, prix…) ; * Dupliquer ; * voir les participants ; * Ajouter un participant ; * Annuler l’occurrence (existe — contrairement à l’événement unique où l’on archive plutôt).

Chaque session peut différer des autres (lieu ou horaire exceptionnel).

4. Participants

Ajout :

* manuel depuis le pro (Ajouter un participant) ; * ou inscription depuis Booking.

Par participant, vous retrouvez client, animal, statut, date d’inscription.

Actions courantes (pas un seul bouton « Contacter ») :

* Appeler ; * SMS ; * Voir la réservation ; * Aller à l’adresse ; * Retirer.

5. Communiquer avec le groupe

Depuis la session : E-mail aux participants pour écrire à tous d’un coup.

Idéal pour un changement de lieu, un rappel matériel, une annulation de session, etc.

6. Annuler une session

Utilisez Annuler la session sur l’occurrence concernée. Vérifiez l’impact sur les inscriptions (crédits, forfaits, facturation) avant de confirmer.

Après annulation, les clients ne restent pas « à reprogrammer » via le même bouton Modifier que pour un rendez-vous individuel.

Différence avec un événement unique

Bonnes pratiques

Programmez plusieurs semaines à l’avance. Vérifiez la capacité avant d’ajouter un participant. Utilisez l’email groupé pour les infos collectives. Testez l’inscription depuis Booking.