🐶 Configurer un service « Rendez-vous client »

Le type Rendez-vous client est conçu pour les prestations individuelles. Vous définissez les périodes pendant lesquelles vous êtes disponible, puis Rintintin génère automatiquement les horaires que vos clients peuvent réserver en ligne.

Ce fonctionnement convient notamment aux bilans, séances individuelles, visites à domicile, consultations, soins, promenades individuelles ou rendez-vous en visioconférence.

Un rendez-vous client accueille une seule réservation par créneau. Pour une séance réunissant plusieurs participants, utilisez plutôt un événement récurrent ou un événement unique.

Comment fonctionne un rendez-vous client ?

Le principe repose sur deux éléments complémentaires :

1. Vous configurez le service : durée, pauses, lieux, tarif et règles de réservation.

2. Vous ajoutez des disponibilités : période, jours et plages horaires pendant lesquels ce service peut être réservé.

Rintintin croise ensuite ces informations avec votre planning pour proposer uniquement les créneaux réellement disponibles.

Le calcul tient notamment compte :

• de la durée du service ;

• des pauses avant et après ;

• de l’intervalle entre les horaires proposés ;

• du délai minimum de réservation ;

• de vos autres réservations ;

• de vos indisponibilités Rintintin ;

• des événements présents dans les agendas Google synchronisés.

⏱️ Configurer les paramètres de temps

Les paramètres de temps déterminent à la fois ce que voit le client et la durée réellement bloquée dans votre planning.

Durée de la prestation

La durée correspond au temps annoncé au client pour la réalisation du service.

Par exemple :

• bilan comportemental : 2 heures ;

• séance individuelle : 1 heure ;

• consultation en visio : 45 minutes.

Cette durée est visible pendant le parcours de réservation.

Pause avant

La pause avant ajoute automatiquement un temps tampon avant chaque rendez-vous.

Elle peut servir à prévoir :

• un déplacement ;

• la préparation du matériel ;

• l’accueil du client ;

• la remise en place d’un espace.

Cette pause n’est pas présentée comme du temps de séance au client, mais elle bloque votre agenda.

Exemple

Pour une séance à 10 h avec une pause de 15 minutes avant, votre planning sera considéré comme occupé dès 9 h 45.

Pause après

La pause après bloque une période supplémentaire à la fin du rendez-vous.

Elle peut notamment être utilisée pour :

• rédiger une note ou un compte rendu ;

• ranger le matériel ;

• effectuer le trajet jusqu’au rendez-vous suivant ;

• conserver un temps de respiration entre deux clients.

Exemple concret

Vous configurez :

• une séance de 60 minutes ;

• aucune pause avant ;

• une pause de 15 minutes après.

Pour un rendez-vous qui commence à 10 h, la séance se termine à 11 h, mais votre planning reste bloqué jusqu’à 11 h 15.

Rintintin réserve donc 75 minutes au total.

Intervalle des créneaux

L’intervalle détermine la fréquence à laquelle un rendez-vous peut commencer.

Il ne correspond pas à la durée du service.

Exemple avec un intervalle de 15 minutes

Rintintin peut proposer des départs à :

• 9 h ;

• 9 h 15 ;

• 9 h 30 ;

• 9 h 45.

Exemple avec un intervalle de 60 minutes

Les horaires proposés seront plus cadrés :

• 9 h ;

• 10 h ;

• 11 h ;

• 12 h.

Un intervalle court apporte davantage de flexibilité au client. Un intervalle plus long permet de conserver une organisation plus régulière.

Délai minimum de réservation

Le délai minimum indique combien de temps à l’avance un client doit effectuer sa réservation.

Avec un délai de 24 heures, une séance ne peut pas être réservée moins de 24 heures avant son heure de début.

Ce réglage permet d’éviter les réservations de dernière minute et de conserver suffisamment de temps pour préparer la prestation.

📅 Ajouter des disponibilités

Créer le service ne suffit pas à afficher des créneaux sur votre page Booking. Vous devez également indiquer les périodes pendant lesquelles vous acceptez les réservations.

Rintintin ne repose pas uniquement sur une semaine type permanente : vous pouvez générer vos disponibilités sur une période précise.

Comment créer des disponibilités ?

Depuis le service concerné ou la gestion des disponibilités de votre planning :

1. Cliquez sur Ajouter des disponibilités.

2. Sélectionnez une période, par exemple du 1er au 31 juillet.

3. Choisissez les jours concernés, par exemple du lundi au vendredi.

4. Définissez la plage horaire, par exemple de 9 h à 18 h.

5. Associez les services qui pourront être réservés pendant cette période.

6. Validez la création.

Rintintin utilise ensuite les paramètres de chaque service pour calculer les horaires disponibles.

Exemple

Vous ajoutez une disponibilité de 9 h à 12 h.

Votre service dure 1 heure et possède une pause de 15 minutes après. Rintintin ne pourra proposer que les créneaux qui tiennent entièrement dans cette plage, pauses comprises.

Disponibilités communes à plusieurs services

Une même plage peut être associée à plusieurs services.

Par exemple, vous pouvez être disponible de 9 h à 18 h pour :

• les bilans ;

• les séances individuelles ;

• les visioconférences.

Lorsqu’un client réserve l’un de ces services, Rintintin recalcule automatiquement les possibilités restantes pour les autres afin d’éviter les chevauchements.

📍 Configurer les lieux

Un rendez-vous client peut se dérouler de différentes manières selon votre activité.

Lieu fixe

Vous pouvez associer au service une adresse précise, par exemple :

• votre cabinet ;

• un terrain d’éducation ;

• un parc ;

• un espace partagé ;

• votre établissement.

Cette adresse est communiquée au client dans les informations de réservation.

Plusieurs lieux pour un même service

Un même service peut être proposé à plusieurs adresses.

Cette option est utile si vous travaillez sur différents terrains ou dans plusieurs secteurs.

Le client peut alors choisir le lieu qui lui convient parmi ceux que vous avez rendus disponibles.

Vous pouvez également définir un lieu par défaut afin de simplifier la configuration et les réservations les plus fréquentes.

Prestation au domicile du client

Pour un service à domicile, l’adresse du client devient nécessaire afin d’organiser le rendez-vous et, le cas échéant, de calculer les frais de déplacement.

Pensez à vérifier que le client a correctement renseigné son adresse avant de valider la réservation.

Prestation en ligne

Pour une consultation en visioconférence, indiquez que le service se déroule en ligne.

Aucun lieu physique n’est alors nécessaire. Il reste toutefois important de transmettre au client le lien ou les instructions de connexion.

🚗 Configurer les frais kilométriques

Lorsque vous vous déplacez au domicile du client, vous pouvez activer le calcul des frais kilométriques.

Rintintin utilise l’adresse de départ configurée, l’adresse du client et Google Maps pour calculer la distance.

Vous pouvez notamment définir :

• un tarif par kilomètre ;

• une distance offerte ou une franchise ;

• la prise en compte de l’aller-retour ;

• un éventuel plafond.

Le montant calculé est ajouté au prix de la réservation présenté au client.

Pour tous les détails, consultez l’article consacré aux frais kilométriques.

💳 Configurer le paiement

Un rendez-vous client peut être réglé de plusieurs manières selon vos paramètres :

• paiement en ligne par carte bancaire via Stripe ;

• paiement sur place ;

• utilisation d’un forfait ;

• paiement avec des crédits ;

• service gratuit.

Pour proposer le paiement en ligne, votre compte Stripe doit être connecté et correctement configuré.

Si le service peut être payé avec des crédits, vous devez lui attribuer un prix en crédits supérieur à zéro.

🔎 Pourquoi aucun créneau n’apparaît-il sur Booking ?

Si le service est visible mais qu’aucun horaire n’est proposé, vérifiez les éléments suivants :

• Des disponibilités ont-elles bien été créées pour la période recherchée ?

• Le service est-il associé à ces disponibilités ?

• La durée et les pauses peuvent-elles tenir entièrement dans la plage horaire ?

• Une réservation bloque-t-elle déjà la période ?

• Une indisponibilité Rintintin est-elle présente ?

• Un événement Google synchronisé bloque-t-il le créneau ?

• Le délai minimum de réservation exclut-il les horaires proches ?

• Le service est-il bien visible et réservable en ligne ?

Exemple

Vous êtes disponible de 10 h à 11 h, mais votre service dure 1 heure avec une pause de 15 minutes après.

Aucun créneau ne pourra être proposé, car la durée totale nécessaire est de 1 h 15 et dépasse votre plage de disponibilité.

❓ Questions fréquentes

Puis-je proposer le même service dans plusieurs lieux ?

Oui. Vous pouvez associer plusieurs adresses au service et permettre au client de choisir son lieu de rendez-vous.

Les pauses sont-elles visibles par le client ?

Non. Le client voit la durée de sa prestation. Les pauses servent uniquement à protéger votre organisation et à bloquer suffisamment de temps dans le planning.

Puis-je ajouter plusieurs disponibilités dans la même journée ?

Oui. Vous pouvez, par exemple, ouvrir une plage le matin et une autre l’après-midi tout en conservant une pause entre les deux.

Une réservation bloque-t-elle les autres services ?

Oui, lorsqu’ils reposent sur le même planning ou le même membre de l’équipe. Rintintin recalcule les créneaux afin d’éviter qu’un autre service soit réservé pendant une période déjà occupée.

Puis-je créer moi-même un rendez-vous pour un client ?

Oui. Depuis le planning, vous pouvez créer une réservation, sélectionner le service, le client et l’animal concernés, puis demander au client de la valider ou forcer vous-même sa validation.

💡 Bonnes pratiques

Configurez des temps de battement réalistes, particulièrement si vous vous déplacez ou rédigez des comptes rendus après vos séances.

Évitez également de créer des plages trop courtes pour accueillir la durée totale du service. Après chaque modification importante, ouvrez votre page Booking et testez le parcours comme le ferait un client.

Enfin, séparez les services lorsque leur fonctionnement diffère réellement. Une séance à domicile avec frais kilométriques et une séance sur terrain fixe peuvent, par exemple, être plus simples à gérer sous la forme de deux services distincts.